15 ספטמבר 2013

ניהול זמן - האם "מולטיטסקינג" עלול לפגוע באיכות?

העולם המודרני מאתגר אותנו יותר ויותר בנושא ניהול הזמן. 
סביבות העבודה הופכות להיות מורכבות יותר  ושעות העבודה שדורשים מאיתנו רבות יותר.
גם הדרישות שלנו מעצמנו בהורות הולכות וגדלות, ויחד איתן עולמות מטשטשים בין עבודה בית, ילדים ופנאי . אנו חווים יותר ויותר את הצורך  לשמור על  האיזון בין העבודה לבית . כדי להצליח במשימה מורכבת שכזאת, אנו נדרשים  להיות אפקטיביים יותר ולנהל את עצמנו  טוב יותר 
אנו מנסים לעשות המון בכל דקה שלנו.
האם זה באמת נכון ומאפשר לנו ביצועים טובים? לאו דווקא.

אני רוצה לשתף אתכם שמחקרים מראים ש"מולטיטסקינג" מוביל לתופעה הנקראת "ריסוק קשב".
תופעה זו מתרחשת כאשר אנשים מנסים לכוון את המוח למספר דברים שונים בבת אחת.
למרות שאנשים רבים מספרים לעצמם שהם טובים ב"מולטיטסקינג", בפועל  הם בעצם  משיגים תוצאות פחותות יותר, מאשר לו היו מקדישים לכל משימה את הזמן הראוי ללא קפיצות.

ומה עלולות להיות התוצאות של עבודה סיזיפית במולטיטסקינג?
בזבוז זמן והיווצרות צווארי בקבוק-
משימות רבות מתנהלות במקביל, וברמת מיקוד פחותה יותר, ומתבזבז הרבה זמן על מעברים בין משימות.
הכפלת כמויות הטעויות- בגלל הציפיה למולטיטסקינג, רמת הריכוז בתוך כל משימה יורד.
עלייה ברמת הלחץ בגלל עודף מידע ופעולות- כל אחד שנדרש לעבודה כזאת יכול להעיד על כך ויש לזה השפעה על הגוף והנפש...
הקטנת רמת היצירתיות-
כאשר אנו קופצים ממשימה למשימה, אנו מבזבזים זמן יקר, ובתנאים אלו נלך הרבה יותר לפתרונות אוטומטים וקבועים. בית הספר לניהול הרווארד פרסם לא מזמן מאמר המציין, שלוקח לעובד ממוצע כ-20 דקות לחזור למשימתו הראשונה לאחר כל מייל... אולי נשמע הזוי ולא סביר, אבל בכל זאת דמיינו שאתם באמצע כתיבת תוכנית פיתוח וכל חמש דקות מגיע מייל ואתם עונים לו.  גם כשאנו עונים למנהל שלנו תוך כדי שיחה עם חבר, המוח שלנו מתפקד פחות טוב- הוא קולט את שתי המשימות, אולם אף אחת לא מתבצעת במיטבה.

אז ממש אין לי כוונה לדכא אתכם, ובכל זאת יש  כמה דברים שניתן לעשות  כדי להצליח יותר במשימה המורכבת הזאת.  וכן יש כמה דברים חשובים בעולם העבודה שיכולים לעזור לנו לצמצם את הנזק.
אז מה כן אפשר לעשות?

לבטל מיילים מתפרצים במחשב-  יש אנשים שמכורים לדחוף, והם נותנים לו להסיח את דעתם בכל הזדמנות,  לא משנה מה הם עושים באותו רגע. מה שיותר נכון זה להגדיר כניסה יזומה למייל, למשל כל שעה שעתיים (בהתאם לתפקיד שלנו) כדי לשמור על קשר רציף. 

לסגור דלת- זוהי לא פעולה אנטי חברתית.  היא פשוט מאפשרת מיקוד במשימה ומניעת הפרעות לא הכרחיות. להיות זמינים כל הזמן זה לא נכון עסקית וחינוכית.

להשתיק טלפון- לא לתת לטלפון לנהל אותנו, אלא לנהל את עצמנו ואותו.
להרגיל את האנשים מראש, שהם מזוהים, ונחזור אליהם כשנתפנה. בוודאי שלא צריך לענות ולאמר אחזור אליך. זוהי הרי פעולה מיותרת בעליל.


לעבוד עם חלונות זמן- כשאתם פועלים בתוך חלון זמן בנושא שתכננתם, יקל עליכם לדעת ולהתמקד, כשאתם יודעים שיש לכם חלון זמן מתוכנן  לטיפול בפניות דחופות וחריגות. תכננו חלון זמן זה בשעות שבדרך כלל מתרחשות כל הדרמות... כל אחד יודע זאת בהתאם לתפקיד שלו.  

לזהות צמדי משימות שהולכות ביחד-  לכל אחד יש כאלו משימות שהולכות טוב ביחד. למשל, לאכול צהרים ולחזק קשר עם לקוח או עם עובד שלנו, לקפל כביסה ולשוחח עם חבר  בטלפון ועוד.  
ולא, לדבר בטלפון וגם להקשיב לילד שלכם שחזר מהגן.. זה לא הולך ביחד...

שיהיה שבוע טוב,
עדנה קורן



אין תגובות:

הוסף רשומת תגובה